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不少刚接触香港公司的客户会问：我一个人开公司，为什么还要多付一笔秘书费？答案是——这是《公司条例》的强制要求，不是可选项。

香港《公司条例》规定，每间在香港注册成立的有限公司必须有一名公司秘书。若秘书是自然人，必须通常居住于香港；若秘书是法人团体，其注册办事处或营业地点必须在香港。

公司成立时就要在法团成立表格中填报秘书资料，之后如有变更须在规定时限内向注册处申报。

秘书的法定职责主要包括：确保公司遵守《公司条例》的各项申报要求；备存和更新法定记录册（董事、股东、秘书、重要控制人登记册）；安排及记录董事会与股东会决议；提交周年申报表；处理注册地址变更、股份转让、董事变更等文件的签署与报送。

简单说，秘书是公司与注册处之间的「合规接口」。年审、变更、注销这些动作，实际上都是通过秘书完成的。

如果你本人通常居住在香港，理论上可以自己担任；但绝大多数内地客户不满足「通常居住于香港」这一条件，因此必须委托本地秘书公司。这也是市场上秘书服务与注册服务通常打包提供的原因。

第一，看是否持有信托或公司服务提供者牌照（TCSP）。香港自 2018 年起对信托及公司服务提供者实施发牌制度，无牌经营属违法。合作前应先核实牌照编号。

第二，看是否主动提醒年审和报税时点。年审逾期会产生罚款且逐月递增，一家负责任的秘书公司会提前通知，而不是等罚款产生了再说。

第三，看文件交付是否完整。印章、法定记录册、股票本这些是后续开户和签合同的必需品，缺件会直接影响使用。

第四，警惕过低报价。秘书服务是长期关系，价格明显低于市场往往意味着后续在其他环节收费补齐，或者干脆在关键时点联系不上人。

公司秘书并不等同于会计或税务顾问，秘书负责公司合规申报，做账审计报税通常还需要另聘执业会计师。签约前最好确认服务范围包含哪些项目，避免到报税季才发现没人负责。