香港公司成立后，秘书公司会交付一套法定文件与印章，通常装在一个绿色文件夹里，业内俗称「绿盒」。这套东西在开户、签合同、年审时都要用，务必核对齐全。

证书类文件

1. 公司注册证明书（Certificate of Incorporation，CI）：由公司注册处发出，是公司合法成立的凭证，上面载有公司名称与注册编号；

2. 商业登记证（Business Registration Certificate，BR）：由税务局商业登记署发出，载有经营范围与有效期，需每年续证。

这两份是最核心的「身份证」，开户、签合同、办理资质都会要求提供。

章程与组织架构文件

1. 公司章程（Articles of Association）：规定公司内部治理规则，包括股份结构、董事权力、股东会议程序等；

2. 法团成立表格（NNC1）的归档副本：载明首任董事、股东、秘书及注册地址；

3. 首次董事会议记录与首发股份决议：证明股份已合法发行。

法定记录册

香港《公司条例》要求公司备存并持续更新以下登记册：

1. 董事登记册；2. 股东（成员）登记册；3. 公司秘书登记册；4. 重要控制人登记册（SCR）；5. 押记登记册（如涉及）。

这些记录册须保存在注册地址或指定地点，执法部门有权查阅。SCR 尤其重要，近年来是合规检查的重点。

股票本与印章

股票本用于向股东签发股份证明；印章通常包含三种：钢印（Common Seal，用于契据类文件）、签字章（Signature Seal，常用于银行支票与合同）、小圆章（公司圆印章，用于一般文件盖章）。

随着电子签署普及，钢印的使用场景已减少，但小圆章和签字章在日常业务中仍然常用。

核对与保管建议

收到绿盒后建议逐项清点：两份证书、章程、NNC1、法定记录册、股票本、三枚印章是否齐全。同时扫描留存电子副本，原件与印章分开存放。

若发生遗失，证书可以向注册处和税务局申请核证副本，印章则需重新刻制，两者都要花费时间和费用。更重要的是，印章外流会带来被冒用的风险，因此不要随意交由他人保管。

一个常见疏漏

很多客户只盯着证书，忽略了法定记录册和 SCR 的维护。实际上未按规定备存记录册本身就会构成违规，即使公司没有实际经营也一样。建议每年年审时同步核对记录册是否更新。